COMUNICACIÓN ESCRITA

COMUNICACIÓN ESCRITA

TALLER: COMUNICACIÓN ESCRITA

Actividad #1

1.       ¿cuándo utilizamos la coma en un escrito?

La coma debe ser utilizada cuando:

·         Marca pausas en las oraciones.

·         Separa las palabras en una seria o en una secuencia de frases.

·         En los saludos, la coma separa el destinario del complemento de la frase.

2.       ¿Cuál es la función del punto y seguido, y del punto y aparte?

El punto y seguido tiene la función de separar diferentes frases contenidas dentro de un párrafo o se utiliza después de una abreviatura para que no implique que la siguiente palabra se inicie con una letra mayúscula.

Por otra parte, el punto y aparte es quien indica el final de un párrafo y termina un tema o idea, para así, comenzar otra.

3.       ¿Qué es un párrafo?

El párrafo es el medio por el cual es estructurada la información en un escrito, además contiene ideas expresadas mediante frases enlazadas entre sí; de esta manera se organiza la información para facilitar la lectura.

4.       ¿Qué es una sangría?

Es un modelo clásico de escribir, en donde se deja un espacio en blanco en la primera línea  de cada párrafo.

5.       Pon los signos de puntuación en la siguiente frase

<< En nuestro viaje por América visitamos los siguientes países: Canadá, Méjico, Venezuela, Colombia, Perú, Brasil y Argentina. El viaje tuvo una duración de treinta días, solamente pudimos conocer las capitales de dichos países, en donde visitamos museos, parques, plazas y los barrios históricos. Al regresar a España nos dimos cuenta de lo mucho que habíamos aprendido y las grandes diferencias culturales entre los pueblos. Podemos concluir que nuestra experiencia fue fructífera y enriquecedora. ¿Qué país nos gustó más? No podemos responder a esa pregunta, porque cada uno de ellos tenía una belleza especial.  >>

Actividad #2

6.       Para empezar a escribir una carta hemos de reflexionar y tener claro cuatro aspectos: ¿Cuáles son?

Debemos tener en cuenta: los objetivos, los hechos, la persona y el estilo de redacción.

7.       ¿A qué preguntas responden los objetivos de una carta? ¿Y los hechos?

Lo objetivos dan razón de a las preguntas como: ¿Por qué escriben la carta? y ¿qué se quiere conseguir con ella?

En cambio, los hechos responden preguntas como: ¿Cuáles son los asuntos a los que se refieren en la carta? y ¿Cuáles son las circunstancias que llevan a escribirla?

8.       Si un amigo te pide consejo acerca del estilo para escribir una carta comercial ¿Qué le dirías? Escribe cuatro consejos.

·         Emplear un tono cordial, amable y respetuoso en la carta

·         Evitar la confianza personal, familiar o local al escribir

·         Utilizar frases de cortesía, principalmente en el saludo y la despedida

·         Escribir la carta clara y concisa

·         Hacer un borrador para rectificar hasta obtener el escrito deseado.

9.       ¿En qué estilo escribirías una carta para: Un hermano, un cliente con quien tenemos una relación de veinte años y le tenemos que pedir que pague una deuda de dos meses, un cliente a quien nunca hemos visto y queremos visitar, un amigo y el jefe de compras de una empresa para invitarle a la inauguración de nuestras oficinas?

§  A un hermano: Se escribirá de manera coloquial, sin olvidar el tono cordial, amable y respetuoso y no utilizando el argot personal.

§  A un cliente quien tiene una deuda: Se escribirá de manera formal, sin utilizar un tono agresivo, crítico o sarcástico.

§  Un cliente a quien se quiere visitar: Se escribirá de manera formal y el mensaje debe ser claro y conciso.

§  Un amigo: Se escribirá de manera coloquial, teniendo en cuenta el tono cordial, amable y respetuoso y no utilizando el argot personal.

§  Jefe: Se escribirá de manera formal, empleando frases de cortesía e invitando de manera amable.

10.   Supongamos que queremos escribir una carta que responde al hecho de que faltan existencias en el almacén. ¿Qué motivos pueden ser los causantes de este hecho?

§  Pudo haberse olvidado abastecer de mercancía el almacén.

§  Se han agotado los artículos en el lugar de producción y no se dotará hasta nuevo aviso.

§  Podría ser edición limitada y no se volverá a su producción hasta otra temporada.

11.   ¿En qué tono escribirías una carta conflictiva?

Se escribiría en un tono agresivo, demandante y fuerte.

12.   ¿Cuáles son los saludos más frecuentes que conoces?

§  Cordial Saludo

§  Apreciado Señor(a)/(es)

§  Querido Señor(a)/(es)

§  Estimado Señor(a)/(es)

13.   Pon cuatro ejemplos de despedidas de cartas.

§  Agradeciendo su atención, le saluda…

§  Atentamente se despide…

§  Reitero el cordial saludo

§  Le saluda atentamente

14.   ¿ con que frase iniciarías una carta para: saludar a un cliente después de regresar de las vacaciones, adjuntar catálogos, dar una buena noticia, pedir que nos suministren rápido un pedido y pedir que nos paguen una deuda?

§  A un cliente: Apreciado cliente… Finalizadas las respectivas vacaciones de la temporada…

§  Adjuntar catálogos: Estimado Señor(a)/(es)… La siguiente es para adjuntar los catálogos solicitados anteriormente…

§  Dar una buena noticia: Apreciado Señor(a)/(es)… Es un placer comunicarle que…

§  Pedir que sea suministrado un rápido pedido: Cordial saludo… Agradeceré que se sirvan suministrarnos con la mayor brevedad posible…

§  Pedir que sea pagada una deuda: Estimado cliente… Nos dirigimos a usted con el fin de recordar el plazo de vencimiento de la deuda…

Actividad #3

15.   En el apartado sobre los modelos de comunicación tienes una serie de cartas. Haz un esquema de los objetivos, los hechos, el destinario y el estilo de redacción de las cartas 2,3 y 4.

Carta 2

§  Objetivo: Informar

§  Hechos: Los hechos presentados en la carta son: La respuesta de una solicitud, en la cual informa al destinario la aprobación de informes y una nueva relación comercial.

§  Destinario: Librería Castillo

§  Estilo de redacción: Formal

Carta 3:

§  Objetivo: Informar

§  Hechos: Los hechos presentados en el transcurso de la carta son: Información de un cambio en los precios y una oferta para los clientes.

§  Destinario: Clientes de McGraw-Hill

§  Estilo de redacción: Coloquial y concisa

Carta 4:

§  Objetivo: Informar y Solicitar

§  Hechos: Los hechos son: Informar una deuda y solicitar su pronto pago.

§  Destinario: Lambda Componentes

§  Estilo de redacción: Formal.

Redacción Carta 1:

Librería Castillo

C/ Diputación, 54

08016 Barcelona

Tel.: 931 232 345

Editorial Mc Graw-Hill

C/ Entenza, 43

0814 Barcelona

Distinguidos Señores:

Nos ponemos en contacto con ustedes para informarles de nuestra próxima apertura como librería especializada en literatura clásica y libros de texto. Nuestro local está situado en un lugar privilegiado, en una zona con una gran cantidad de colegios.

Debido a que estamos complementando nuestro fondo editorial, estamos interesados en tener un contacto con ustedes a fin de informarnos sobre su catálogo, precios y condiciones de pago.

De igual forma,  estaremos gratamente complacidos si nos acompañan en la inauguración de nuestro local. Éste se llevará a cabo el día 03 de Marzo del presente año, en las instalaciones de la librería.

Esperando sus prontas noticias, les saludamos atentamente,

Armando Molines

Gerente

Barcelona, 23 de Febrero de 2014

Redacción Carta 2:

Mc Graw-Hill

C/ Entenza, 43

08014 Barcelona

Tel.: 932 221 115

Librería Castillo

C/ Diputación, 54

08016 Barcelona

Distinguido Señor Molines

Fue un verdadero placer recibir su carta del 24 de Febrero del presente año en las que nos pide información sobre nuestras publicaciones.

Le anunciamos que el próximo 17 de Febrero pasará nuestro agente Mariano García, identificado con C.C: 36298765, para darle toda la información previamente solicitada.

Nos complace igualmente aceptar la invitación a la inauguración de nuestros futuros clientes. Nada más grato que empezar una excelente relación con ustedes.

Seguros de serles útiles en un futuro y con la esperanza de tener una larga y fructífera relación comercial, le saluda atentamente,

Fernando López

Jefe de Ventas

Barcelona, 27 de Febrero de 2014

Actividad #4

16.   ¿Cuáles son los requisitos que debe tener un archivo?

§  Criterios de clasificación

§  Normas para el archivo alfabético de nombres de personas

§  Normas para el archivo alfabético de nombres de empresas

§  Medios

§  Registro

17.   ¿Cuál es la estructura del registro?

§  Número de entrada o salida

§  Referencia

§  Fecha de entrada o salida

§  Fecha del documento

§  Procedencia o destino del documento

§  Órgano receptor o emisor del documento

§  Asunto

18.   ¿Cuál es la función del registro?

Su función es anotar, archivar y distribuir la documentación que entra y sale de cualquier empresa, organización, corporación, institución y organismo público o privado

19.   Enumera los tipos de archivos que hay. ¿En qué consisten los archivos verticales?

§  Archivos verticales: Son muebles que permiten archivar los documentos verticalmente. Tienen la ventaja de que se localizan rápidamente.

§  Archivos horizontales: Son especiales para almacenar mapas, dibujos o planos

§  Archivos con anillas: Son carpetas plastificadas o de cartón con unas anillas para colocar documentos

§  Tarjeteros: Sirven para guardar tarjetas de visita y llevan un separador alfabético en el interior.

20.   ¿Cómo se archivan las empresas, instituciones y corporaciones?

§  Si existe un artículo, se considera parte del nombre.

§  No se registran abreviaturas.

§  Se archivan el nombre completo, aunque tenga siglas.

§  Las cifras preceden las letras.

§  Se prescinden los guiones y se considera que los dos elementos forman una sola palabra.

21.   ¿Qué significa que un archivo no debe crear confusión?

En un archivo se presenta infinidad de información con nombres y apellidos en común, por tanto, la selección y organización de esta debe ser correcta y clara. Siempre habrá una jerarquización alfabética que debe estar presente en cualquier archivo.